Làm quen với các mẹo excel hay liệu có khó không?

0
154
Excel là phần mềm gì?
Excel là phần mềm gì?

Hiện nay, nền công nghệ – kỹ thuật hiện đại đã phát triển rất nhiều. Trải qua những giai đoạn phát triển từ nền công nghiệp hơi nước đến nền công nghiệp 4.0. Máy tính, điện thoại, phần mềm, tất cả đều được kỹ thuật hóa và trở thành những thiết bị thông minh. Trong đó các phần mềm hỗ trợ cho sự phát triển các lĩnh vực nghiên cứu của con người. Phần mềm excel đã được sử dụng rất nhiều. Bài viết này sẽ giúp bạn biết thêm các mẹo excel hay, hãy tìm hiểu nhé.

Excel là gì?

Trước khi vào tìm hiểu các mẹo excel hay thì bạn cần phải hiểu được phần mềm excel là gì. Nó được định nghĩa là một ứng dụng dùng để thực hiện các phép tính toán từ đơn giản đến phức tạp nhất. Là phần mềm của Microsoft nên người dùng có thể tin tưởng về độ an toàn, bảo mật của nó. Bạn có thể nhập vào đó một nguồn dữ liệu và hệ thống các thuật toán thông minh sẽ giúp bạn đưa ra đáp án.

Đây là một phần mềm có giao diện khá thuận lợi cho người sử dụng. Bao gồm những ô vuông nhỏ được cấu tạo bởi các hàng và cột với nhau. Hàng sẽ có những chữ số 1, 2, 3,…, n, và cột ghi những chữ cái theo thứ tự A, B, C. Mỗi ô sẽ có một địa chỉ khác nhau, bạn chỉ cần đơn giản nhập vào ô tìm kiếm là chữ cái + số  cần tìm là được.

Hiện nay, có rất nhiều phiên bản excel dành cho các hệ điều hành khác nhau. Từ phiên bản Excel 2003 đến nay thì phần mềm đã có rất nhiều lần cập nhật, thay đổi để phát triển. Nhằm mục đích phục vụ cho con người một cách tối ưu nhất.

Xem thêm>>> Hướng dẫn những thủ thuật excel trong tin học văn phòng

Excel là phần mềm gì?
Excel là phần mềm gì?

Ưu điểm phần mềm Excel

Phần mềm Excel được biết đến là một công cụ thông minh giúp con người tính toán được những trường hợp khó. Phần mềm này thường dùng cho ngành kế toán là nhiều nhất. Có một số ưu điểm mà các bạn nên biết về phần mềm Excel này.

Excel rất quen thuộc và phổ biến trong các môn học và công việc kế toán, đặc biệt là nhân viên văn phòng. Để làm quen với giao diện của essel thì không hề khó. Bạn chỉ cần bỏ ra một tí thời gian là hiểu được 50% về nó rồi đó. 

Bên cạnh đó, phần mềm này còn xử lý dữ liệu với tốc độ rất nhanh. Chỉ với một cú click chuột là đáp án để hiện ngay trước mặt bạn. Độ phủ sóng của phần mềm rất rộng, nó chiếm hầu hết các lĩnh vực về tính toán, kinh tế. Điều này càng làm tăng thêm độ tin cậy dành cho phần mềm này.

Ưu điểm nữa dành cho phần mềm này đó là nó rất dễ kết hợp với nhiều hệ thống máy tính, laptop Windows, MacBook. Cách dùng trên các nền tảng đều giống nhau nên các mẹo hay sẽ có thể áp dụng được hầu hết.

Excel giúp ích rất nhiều cho các ngành kinh tế
Excel giúp ích rất nhiều cho các ngành kinh tế

Tại sao cần phải biết các mẹo excel hay?

Các bạn thắc mắc rằng tại sao lại cần biết về các mẹo excel hay. Câu trả lời đơn giản nhất chính là ở phần tiết kiệm thời gian. Nếu một bài toán bạn giải quyết trong 30 phút thì khi biết những mẹo này chỉ cần thực hiện chúng trong 10 phút là xong. Ngoài ra, với lượng công việc đang ngày càng nhiều nên số lượng dữ liệu cũng vì thế mà tăng lên. Khi biết đến các mẹo nhỏ dưới đây sẽ giúp xử lý lượng công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả cao.

Vì thế, bài viết này luôn đem đến cho bạn những điều tốt nhất. Nên hãy bỏ ra một chút thời gian mà tìm hiểu về các mẹo hay này nhé.

Xem thêm>>> Hướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng, tăng tốc độ xử lý cho file Excel

Cập nhật các mẹo excel hay bạn nên biết

Để thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm Excel thì bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn một số mẹo nhỏ, các mẹo excel hay để dễ dàng trong việc sử dụng thao tác hơn. Sẽ có những mẹo về tính năng, ở những phím tắt. Tuy chúng là những thao tác nhỏ nhưng có thể giúp được bạn rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian khi xử lý dữ liệu. 

Sử dụng tính năng Flash Fill để điền dữ liệu một cách nhanh chóng

Điều hay ho của tính năng này đó chính là bạn có thể biết trước được kết quả này sẽ hiện lên trên màn hình. Với thao tác đơn giản là bạn chỉ nhập dữ liệu mẫu vào chỗ cần thiết và đúng quy luật. Phần mềm sẽ tự hiểu rằng các thao tác này sẽ được lập lại ở phía dưới và đưa ra kết quả trước như trong hình. Trong hình bạn có thể thấy hệ thống sẽ hiểu rằng chúng ta sẽ lấy những ký tự sau khoảng trống và nó sẽ thực hiện lại thao tác như vậy cho đến hết.

Dùng chức năng Flash Fill để điền dữ liệu nhanh hơn
Dùng chức năng Flash Fill để điền dữ liệu nhanh hơn

Tính tổng bằng cách sử dụng tổ hợp phím

Chắc chắn rằng, việc đầu tiên mà các bạn muốn tính tổng của một dãy số là các bạn sẽ nhập từng số vào và tính theo cách bình thường. Hoặc các bạn sẽ nhập hàm SUM để tính tổng tương tự.

Có một cách khác mà bạn có thể thực hiện thao tác tính toán nhanh hơn đó là sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Shift+T. Bạn chỉ cần đặt con trỏ vào dưới ô của các số muốn tính tổng. Sau đó, bấm tổ hợp trên thì phần mềm sẽ tự hiểu và đưa ra kết quả chính xác cho bạn nhanh hơn hai cách truyền thống bên trên.

Chức năng tìm kiếm Tell me

Bạn đã từng sử dụng một số thuật toán có trong phần mềm excel nhưng lại không nhớ chúng nằm ở vị trí nào trong thanh công cụ. Thì hãy tìm đến Tell me Để tìm kiếm. Đây là một chức năng tìm kiếm giúp bạn định vị được những gì có trong phần mềm excel này đây là một trong các mẹo excel hay nhất. Bạn chỉ cần click chuột vào hộp thoại có biểu tượng hình bóng đèn và nhạc tính năng bạn muốn tìm kiếm vào đó.

Sự tiện lợi của chức năng Tell me
Sự tiện lợi của chức năng Tell me

Slice data, lọc dữ liệu theo ý của bạn

Bước đầu tiên để thực hiện lệnh này, bạn cần bôi đen (chọn) vùng dữ liệu. Rồi sau đó vào thanh công cụ và chọn Insert, tiếp đến chọn Slicer. Lúc này, bạn hãy chọn vào một dữ liệu bạn muốn cắt (lọc) đi. Chỉ với thao tác đơn giản mà có thể lấy được những dữ liệu cần tìm.

Lập biểu đồ với tổ hợp phím siêu đơn giản

Thay vì bạn thao tác chọn vùng dữ liệu và vào thanh công cụ để chọn phần biểu đồ thì hãy làm theo cách sau. Hãy chọn vùng chọn cần lấy bảng biểu và nhấn tổ hợp phím Alt + F1. Đến đây, biểu đồ đã xuất hiện rồi đấy. 

Hàm IFS

Nếu bạn đang muốn tìm một công thức tính hoặc một hàm để thực hiện nhiều phép tính. Hàm IFS sẽ giúp bạn làm điều đó, nó có thể nhận định nhiều điều kiện mà không cần sử dụng những hàm lồng. Hàm IFS chỉ được cập nhật trong những phiên bản cập nhật mới của Excel Office 365.

Hàm IFS sẽ giúp người dùng tiết kiệm được khá nhiều thời gianHàm IFS sẽ giúp người dùng tiết kiệm được khá nhiều thời gian
Hàm IFS sẽ giúp người dùng tiết kiệm được khá nhiều thời gian

Đóng băng dòng/cột (Freeze panes)

Bạn không muốn các dòng hoặc cột di chuyển một cách lộn xộn, bạn muốn chúng phải cố định trong lúc thao tác kéo thanh di chuyển. Điều đó có thể thực hiện được bởi tính năng đóng băng dòng hoặc cột.

Đầu tiên, các bạn sẽ chọn một ô dữ liệu, tiếp theo đó bấm trên thanh công cụ View  chọn Freeze Panes. Lúc này sẽ xuất hiện hai đường thẳng đóng băng cắt nhau tại ô đã chọn ban đầu. Tất cả dữ liệu nằm ở bên trái đường đóng băng sẽ được cố định khi bạn kéo thanh di chuyển sang phải hoặc trái và ngược lại.

Xem thêm>>> Những thủ thuật excel vô cùng hữu ích không biết phí cả đời

Đóng băng dòng/cột là một trong các mẹo excel hay
Đóng băng dòng/cột là một trong các mẹo excel hay

Trên đây, là các mẹo excel hay mà các bạn cần nên học hỏi để sử dụng cho nhiều mục đích sau này. Đây là những điều đơn giản nhất mà bài viết muốn truyền tải cho các bạn. Để có thể xử lý công việc tính toán một cách nhanh chóng bạn hãy nên tìm hiểu thêm về phần mềm excel nhé. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, các bạn có thể tham khảo qua trang web chiasemeohay.com để hiểu hơn về excel nhé.