Đối với mỗi vị trí việc làm, nhà tuyển dụng sẽ có yêu cầu cụ thể khác nhau, nhất là trong những vai trò quan trọng ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất, kinh doanh như nhân viên thu mua. Cho dù bạn đã có kinh nghiệm đi làm vài năm hay chỉ mới chân ướt chân ráo vào nghề thì cũng cần đáp ứng được những tiêu chuẩn về kỹ năng, phẩm chất.
Biết được yêu cầu về kỹ năng, tố chất của nhà tuyển dụng với vai trò nhân viên thu mua, các ứng viên có thể đánh giá chính xác hơn xem mình đã đủ năng lực để ứng tuyển hay chưa, liệu cơ hội trúng tuyển là bao nhiêu… Với nhà tuyển dụng, minh bạch, rõ ràng về các tiêu chuẩn cũng sẽ giúp bạn tuyển đúng người đúng việc, đảm bảo nhân viên mới hoàn thành tốt các công việc được giao và sớm hòa nhập với môi trường làm việc, văn hóa công ty.
1. Tìm hiểu về công việc của Nhân viên thu mua
Nhân viên thu mua (tiếng Anh là Purchasing Staff/ Purchasing Officer) còn được gọi là nhân viên mua hàng, chuyên chịu trách nhiệm đặt mua nguyên liệu, hàng hóa, đặt dịch vụ và các sản phẩm cần thiết khác để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty diễn ra trơn tru. Nhân viên thu mua sẽ phải xem xét giá cả và chất lượng, đảm bảo mức tồn kho tối ưu nhất.
Xem thêm>>> 6 gợi ý cho nhà tuyển dụng để cải thiện chiến lược tuyển dụng hiệu quả
Các trách nhiệm của nhân viên thu mua bao gồm đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và chuẩn bị báo cáo (ví dụ như báo cáo về đơn đặt hàng và chi phí). Đối với vai trò này, bạn cần phải có kiến thức và kỹ năng nghiên cứu thị trường, kỹ năng phân tích… để đảm bảo đưa ra các quyết định có lợi nhất.
Mô tả công việc ngắn gọn của nhân viên thu mua như sau:
- Nghiên cứu các nhà cung cấp tiềm năng.
- So sánh và đánh giá các đề nghị từ nhà cung cấp.
- Đàm phán hợp đồng các điều khoản thỏa thuận, giá cả.
- Theo dõi đơn đặt hàng và đảm bảo giao hàng kịp thời.
- Xem xét chất lượng của nguyên liệu, sản phẩm đã mua.
- Nhập chi tiết đơn đặt hàng (ví dụ: nhà cung cấp, số lượng, giá cả) vào cơ sở dữ liệu nội bộ.
- Duy trì hồ sơ cập nhật về sản phẩm đã mua, thông tin giao hàng và hóa đơn.
- Chuẩn bị các báo cáo, phân tích chi phí.
- Theo dõi mức tồn kho và đặt hàng khi cần thiết.
Vai trò của nhân viên thu mua trong doanh nghiệp
2. Nhà tuyển dụng tìm kiếm kỹ năng nào ở một Nhân viên thu mua?
Một nhân viên thu mua thành công sẽ xuất sắc trong các kỹ năng như sau:
2.1. Là một nhà đàm phán giỏi
Kỹ năng đàm phán vững vàng là yếu tố bắt buộc đối với một nhân viên thu mua vì hiệu quả công việc của bạn phải được đo lường bằng việc bạn đặt mua hàng hóa chất lượng không, giá cả có phải mức tốt nhất, lý tưởng nhất cho công ty hay không. Chi phí cung ứng ảnh hưởng tới mọi hoạt động của doanh nghiệp nên nhân viên thu mua buộc phải là người giỏi giao tiếp, đàm phán và thuyết phục.
2.2. Sắc sảo, nhạy bén, chuyên môn vững
Giá cả không phải là yếu tố duy nhất để đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà bạn chịu trách nhiệm thu mua, Những người có kinh nghiệm trong vai trò nhân viên thu mua sẽ cần khả năng phân biệt các sản phẩm chất lượng với những sản phẩm không đảm bảo. Duy trì tiêu chuẩn chất lượng, số lượng đảm bảo phát triển sản xuất và kinh doanh bền vững, tăng trưởng liên tục.
2.3. Kỹ năng tương tác, xây dựng mối quan hệ
Mặc dù kỹ năng công nghệ góp phần lớn vào thành công của quá trình mua hàng, nhưng về cơ bản thì công việc nhân viên thu mua vẫn là quan hệ giữa bên bán và bên mua – đại diện của nhà cung cấp và công ty nhập hàng hóa, nguyên vật liệu. Tương tác khéo léo, xây dựng và mở rộng được nhiều mối quan hệ hữu ích trong ngành là chìa khóa để bạn đóng góp nhiều hơn cho công ty và thành công, thăng tiến.
2.4. Khả năng làm việc nhóm và làm việc độc lập
Để ra quyết định đặt hàng, nhân viên thu mua, nhân viên mua hàng cần làm việc với rất nhiều bộ phận liên quan, từ quản lý đến bên sản xuất, bán hàng, tiếp thị… Bạn sẽ cần biết lắng nghe, làm việc nhóm để phối hợp đồng bộ cũng như xử lý công việc độc lập và kịp thời.
Xem thêm>>> Kỹ năng bán hàng cơ bản mà nhân viên bán hàng nào cũng cần phải có
2.5. Chịu được áp lực và quản lý thời gian hiệu quả
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nhà tuyển dụng nào cũng muốn nhân viên thu mua tiềm năng có thể chịu được áp lực công việc. Dù bạn làm việc ở công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì năng lực này cũng đều quan trọng và có ý nghĩa.
3. Cách rèn luyện, phát triển kỹ năng để trở thành Nhân viên thu mua giỏi
Thu nhập của nhân viên thu mua thấp nhất là từ 4 – 7 triệu/tháng, trung bình từ 8,6 – 10 triệu/tháng và cao nhất khoảng 25 triệu/tháng. Lương cao đồng nghĩa với trách nhiệm nhiều và yêu cầu đối với kinh nghiệm, kỹ năng của nhà tuyển dụng cũng cao hơn.
Để rèn luyện và nỗ lực trở thành nhân viên thu mua giỏi, bạn nên có càng nhiều trải nghiệm thực tế càng tốt. Làm trong các vai trò nhân viên thu mua, nhân viên mua hàng, kinh doanh, tiếp thị, biên phiên dịch, trợ lý kinh doanh… sẽ là cơ hội để bạn học hỏi từ người đi trước cũng như tự mình rèn luyện, phát triển các kỹ năng sao cho thành thạo, ứng dụng tốt vào công việc. Một khi đã có nền tảng vững, bạn cũng nên học thêm các chứng chỉ, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý… để thăng tiến.
Trong khi ứng viên muốn tìm được việc làm nhân viên thu mua ở những công ty lớn, có chế độ đãi ngộ tốt thì nhà tuyển dụng cũng mong mỏi và cố gắng chọn ra nhân viên tiềm năng xuất sắc, phù hợp, có các kỹ năng cần thiết cho công việc. Hy vọng rằng những thông tin JobOKO vừa chia sẻ sẽ giúp bạn định hướng và chuẩn bị tốt hơn để ứng tuyển thành công.
