5 thủ thuật tin học để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp

13-07-2017

Để viết một email, soạn thảo một bản báo cáo,…đều những chức năng trong các công cụ kỹ thuật văn phòng như Word, Excel, Outlook hay là PowerPoint. Chắc chắc là bạn có biết một số các chức năng đó. Nhưng tại sao bạn lại không thể sử dụng chúng thành thạo như những người khác? Hãy khám phá 10 thủ thuật tin học dưới đây để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp.


1. Lặp lại lệnh trước đó với phím F4

 



Đây là nút bấm giúp bạn đơn giản hóa hoàn toàn cuộc sống. Trong các phần mềm kỹ thuật văn phòng thông thường, phím F4 chính là thủ thuật tin học dùng để lặp lại một lệnh điều khiển mà không phải ai cũng biết.

 Ví dụ, bạn muốn định dạng một tài liệu Word. Bạn muốn in đậm và gạch chân tất cả tiêu đề của các đoạn. Hãy đưa những lệnh điều khiển trên tiêu đề đầu tiên bằng cách sử dụng menu “Format” kế đến là “Font”. Sau đó đơn giản là bạn chỉ cần bôi đen tiêu đề thứ 2 và ấn F4. Nó sẽ được in đậm và gạch chân một cách tự động.


2. Đọc và chỉnh sửa file PDF trên word 2013


Trước khi các phiên bản Office 2007 ra đời, người sử dụng rất khó khăn trong việc chuyển đổi file DOC hoặc XLS sang dạng file PDF.  Nhưng từ khi phiên bản Office 2007 hoặc cao hơn ra đời, người sử dụng có thể dễ dàng thực hiện việc xuất file sang định dạng PDF một cách dễ dàng và hơn nữa file PDF giống đến 99% so với file gốc.

Tuy nhiên bắt đầu từ phiên bản Office 2013, việc đọc, soạn thảo, chỉnh sửa và mã hóa bảo mật tài liệu PDF dễ dàng như có cảm giác bạn đang làm việc thao tác với các file Word vậy. Dưới đây là các bước thực hiện thủ thuật tin học để người dùng thực hiện điều này.

- B1: Khởi động Word 2013

- B2: Kích Menu File\Open

- B3: Lựa chọn File PDF cần mở

- B4: Chỉnh sửa, định dạng file

- B5: Sau khi chỉnh sửa tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file.

Bây giờ khi đã sử dụng Office 2013, bạn sẽ không phải cài Adobe Reader hoặc Foxit Reader hay bất kỳ một phần mềm chuyên dụng cho việc chuyển đổi giữa các loại file từ DOC sang PDF hoặc ngược lại rồi.


3. Sửa đổi định dạng tài liệu

Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng DefaultAdd to Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.


4. Loại bỏ những kí tự lạ, dấu xuống dòng trong văn bản

 



Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.


5. Sử dụng Snipping Tool (trong Windows 7) để chụp ảnh màn hình

 



Thay vì ấn phím Print Screen để chụp toàn bộ màn hình rồi dùng trình xử lý ảnh tỉa tót để lấy một vùng cần minh họa, bạn hãy sử dụng thủ thuật tin học đơn giản bằng cách click start và gõ vào ô Search ngay kề trên nút Start cụm từ Snipping Tool để gọi nó ra làm việc, sử dụng rất dễ: kéo một vùng hình chữ nhật và lưu lại. Bạn cũng có thể sử dụng các loại "bút dạ quang" để tô điểm cho ảnh chụp màn hình cần minh họa vừa chụp.

Chia sẻ cách kiểm tra lỗi bàn phím và bàn phím bị hư khi soạn thảo văn bản Tin học văn phòng

24-11-2017

​​​​​​​Trong quá trình sử dụng máy tính, bỗng dưng các phím máy tính không hoạt động được thì phải làm thế nào? hoặc khi mua một laptop hay bàn phím mới bạn muốn kiểm tra xem các phím có tốt hay không?
Hướng dẫn từ A đến Z cách tạo mục lục cho word 2013 Tin học văn phòng

24-11-2017

Mục lục là một phần không thể thiếu đối với một người viết sách, bài viết khoa học, luận văn tốt nghiệp…. Tuy nhiên, hiện nay không phải ai cũng nắm được cách tạo mục lục trong Word một cách thuần thục.
5 bước đơn giản để có một bản in excel đẹp như tranh

24-11-2017

Ghi nhớ những thủ thuật tin học này để trở thành dân văn phòng đúng nghĩa

24-11-2017

“Nằm lòng” những thủ thuật tin học để trở thành cao thủ Microsoft Word

24-11-2017

Thủ thuật tin học khôi phục lại file word và excel chưa kịp lưu chỉ trong “nháy mắt”

24-11-2017

Những thủ thuật tin học bắt buộc phải “nhớ như in” khi đi xin việc

24-11-2017

Chạm ngưỡng cửa 30 bạn nhất định phải biết 5 bài học đắt giá này về tiền bạc Kinh nghiệm sống
Chạm ngưỡng cửa 30 bạn nhất định phải biết 5 bài học đắt giá này về tiền bạc
 Tiền không phải là thứ quan trọng nhưng đó lại luôn là mục đích để chúng ta theo đuổi, vì vậy bước vào ngưỡng cửa 30 mà...
Phụ nữ thông minh cần tránh xa những anh chàng này nếu không muốn khổ cả đời Kinh nghiệm sống
Phụ nữ thông minh cần tránh xa những anh chàng này nếu không muốn khổ cả đời
Dù yêu sâu đậm đến mấy, phụ nữ cũng nên nhớ đừng dại dột trao trọn vẹn trái tim mình cho những anh chàng mang những biểu hiện...
Bạn sẽ đi chợ mua ngay quả hồng về nếu biết nó có những lợi ích
Bạn sẽ đi chợ mua ngay quả hồng về nếu biết nó có những lợi ích "vàng" này
Muốn vượt qua nỗi buồn trong cuộc sống, bạn cần “nằm lòng” 7 “chiêu” hay này
Muốn vượt qua nỗi buồn trong cuộc sống, bạn cần “nằm lòng” 7 “chiêu” hay này
Lời khuyên vàng cho những người sống khép kín hướng nội
Lời khuyên vàng cho những người sống khép kín hướng nội
Cách từ chối “khéo léo” khi người khác vay tiền mà họ vẫn yêu quý và trân trọng mình
Cách từ chối “khéo léo” khi người khác vay tiền mà họ vẫn yêu quý và trân trọng mình
“Bí kíp” bổ dưa hấu đẹp mắt, nhanh gọn mà không hề lãng phí thời gian Khéo tay Hay làm
“Bí kíp” bổ dưa hấu đẹp mắt, nhanh gọn mà không hề lãng phí thời gian
Dưa hấu là một món ăn quen thuộc, mát lạnh giải khát cho những ngày hè, thế nhưng việc bổ dưa như thế nào cho tinh tế thì không...
Một vài mẹo vặt hay với áo thun cũ khiến bạn không thể ngờ Khéo tay Hay làm
Một vài mẹo vặt hay với áo thun cũ khiến bạn không thể ngờ
Những chiếc áo thun bạn đang muốn bỏ đi vì cũ, vì ngắn, vì.... Một vài mẹo vặt sau sẽ khiến bạn không thể ngờ tới
5 cách cắt hoa quả thật pro
5 cách cắt hoa quả thật pro
Tổng hợp các cách trang trí trái cây tuyệt đẹp
Tổng hợp các cách trang trí trái cây tuyệt đẹp
10 thủ thuật sử dụng iphone hay nhất hành tinh bất kỳ ai cũng muốn thử qua
10 thủ thuật sử dụng iphone hay nhất hành tinh bất kỳ ai cũng muốn thử qua
Ý tưởng phát sáng bằng khoai tây tuyệt vời
Ý tưởng phát sáng bằng khoai tây tuyệt vời